Замки номеров

Модуль «Замки номеров» ведёт журнал карт-ключей по каждой брони: сколько карт выдали, до какого срока они действуют, какие сданы, какие потеряны и какие надо переписать. Срок карты считает система — по дате и времени выезда брони.

Карты, как и раньше, пишет программа замков на компьютере ресепшена. В StayBase вы отмечаете, что сделали: выдали, записали копию, перезаписали, приняли карту обратно.

Как включить

Откройте «Каналы» → «Интеграции» и найдите плитку «Замки номеров» в группе «Учёт и отчётность».
Нажмите «Открыть» и включите «Вести журнал ключей».
Проверьте настройки и нажмите «Сохранить».

Настройка	Что значит
Система замков	Пока одна — «Вручную — карты пишет программа замков»
Запас к времени выезда, мин	Карта действует дольше времени выезда на столько минут. По умолчанию 30, можно от 0 до 180. Новый запас получают карты, выданные или перезаписанные после изменения: уже выданные он не трогает
Карт при заселении	Сколько карт предлагать в окне заселения: «По числу проживающих», 1 или 2

После включения в карточке брони появится блок «Ключи», а в окне заселения — поле «Выдать карт». При выключении журнал остаётся, его можно включить снова.

Срок карты

Карта действует до даты выезда брони и времени выезда плюс запас из настроек. Время выезда берётся то же, что в карточке брони: договорённый поздний выезд, иначе время категории, иначе время объекта.

Пример: выезд 11 сентября, договорились о позднем выезде до 16:00, запас 30 минут — карта действует до 11.09 16:30. Срок показан в окне выдачи до того, как вы нажмёте «Выдать»: запишите в программе замков именно его.

Выдать карту

При заселении. В окнах «Заселить» и «Принять оплату и заселить» есть поле «Выдать карт» — сколько карт записать гостю. По умолчанию в нём число из настроек, а если гостю уже выдали карту в этот номер — 0; 0 — карты не выдавать. Запишите карты в программе замков и подтвердите заселение: выдача отметится сразу после него.

Если гость заселён, а карты отметить не удалось, блок «Ключи» покажет строку «Карты при заселении не выданы» с причиной. Устраните её и выдайте карту из блока.

Из карточки брони. В блоке «Ключи» нажмите «Выдать карту» (или «Ещё карта», если карты уже есть). В окне:

Сколько карт — от 1 до 10;
Какая карта — «Новая»: прежние карты брони будут отмечены заменёнными; «Копия»: прежние продолжают действовать. Первая карта в номер — только новая;
Пометка — номер карты или любая подпись до 40 знаков, она заменит «Карта 1» в строке.

Карту выдают заселённой брони или подтверждённой брони в день заезда. До границы операционного дня «сегодня» включает и вчерашние заезды — ночной гость получит карту по вчерашней брони. В категории с дневной арендой — топчаны, беседки, бани — карты не выдают.

Если по брони есть долг, блок покажет: «Долг по брони — сумма. Карту выдать можно, долг примите до выезда». Выдачу долг не запрещает. Когда выдать карту нельзя (бронь закрыта, не день заезда, нет права выдавать), этой строки нет.

Номер брони сменили — следующая выдача всегда новая, а карты старого номера закрываются сами.

Полоса срока

Блок «Ключи» показывает карты на одной оси с проживанием. Верхняя строка — проживание от времени заезда до времени выезда, под ней строка на каждую карту: от момента выдачи до её срока. Вертикальная черта — выезд с запасом из настроек модуля, то есть срок, который получит новая карта. Пунктир — «сейчас».

Если срок карты разошёлся с бронью, между концом карты и чертой выезда виден заштрихованный разрыв с подписью «нужно до …», а над полосой — строка с причиной: «Выезд перенесли на …» или «Номер брони сменился: …».

Под именем закрытой карты написано, что с ней было и когда: «сдана 11.09 11:52», «закрыта при выезде · не сдана», «заменена — Карта 3». В шапке блока — сколько карт у гостя, после выезда — сколько из них сдано.

Состояния карты

Пилюля	Что значит
действует	Карта у гостя, срок не прошёл
продлить	Даты, время выезда или номер брони изменились после выдачи — карта откроет не ту дверь или не на тот срок. Что именно изменилось, написано строкой над полосой. Перепишите карту в программе замков и нажмите «Перезаписана»
истёк	Срок карты прошёл, а сдачу не отметили
сдана	Гость вернул карту
закрыта	Карту закрыли: гость выехал, бронь отменили, гость не приехал, номер сменили или вы отозвали её вручную
заменена	Вместо неё выдали новую карту
потеряна	Гость потерял карту, ему выдали новую

Действия с картой

Действие	Где	Что делает
Сдана	Кнопка в строке	Отмечает, что гость вернул карту. Доступна у действующей и истёкшей карты, а также у карты, закрытой выездом: гость отдал её позже
Перезаписана	Кнопка в строке у «продлить», иначе в меню «⋯»	Отмечает, что вы переписали карту в программе замков. Карта получает нынешний срок и номер брони
Карта потеряна	Меню «⋯»	Отмечает карту потерянной и сразу выдаёт одну новую. Запишите гостю новую карту в программе замков. Новая карта гасит и остальные карты гостя — окно называет их; после новой выдайте копию кнопкой «Ещё карта»
Отозвать	Меню «⋯»	Закрывает карту в журнале. Отозванную карту потом нельзя отметить сданной

Выселение

В окне «Выселить» есть строка «Сдано карт: k из N» — действующие карты брони с галочками, по умолчанию отмечены все. Снимите галочку с карты, которую гость не вернул, и выселите. Отмеченные карты станут «сдана» сразу после выезда; если выезд не прошёл, сдача не отмечается.

Несданные карты закроются при выезде сами и попадут в счётчик «не сдано» на плитке модуля. Если гость принёс карту позже, отметьте «Сдана» в блоке «Ключи».

В окне выезда без оплаты строки нет: гость уже ушёл, и все его карты закроет выезд.

Отмена, неявка и выезд закрывают действующие карты брони сами. Если выезд отменили, карты, закрытые им и не сданные, снова действуют.

Плитка модуля

На включённой плитке два счётчика:

не сдано N — карты, закрытые выездом без сдачи за последние 7 дней;
продлить N — действующие карты заселённых гостей, которые надо переписать.

Если карты брони не закрылись сами после выезда, отмены или неявки, форма модуля покажет об этом предупреждение. Откройте закрытые сегодня брони, отметьте карты сданными, а несданные отзовите. Предупреждение уйдёт после следующего удачного закрытия карт.

Если что-то пошло не так

Сообщение	Что делать
Модуль «Замки номеров» в объекте выключен	Включите его в разделе «Интеграции» и повторите
Бронь закрыта — карта по ней не нужна	Бронь выехала, отменена или гость не приехал. Карты такой брони выдавать не нужно
Бронь ещё не подтверждена	Подтвердите бронь и выдайте карту в день заезда
Заезд по брони в другой день, а не сегодня	Выдайте карту в день заезда
У брони нет номера	Назначьте номер брони и выдайте карту
У категории дневная аренда	Карты выдают только в номера с ночёвкой. Ключ от беседки или бани выдайте, как раньше
Карта уже не действует	Выберите действующую карту
Карта уже сдана, заменена или потеряна	Отметьте сдачу у действующей карты

Что дальше

Карточка брони — где стоит блок «Ключи»
Интеграции — каталог модулей объекта
Ранний заезд и поздний выезд — время выезда, от которого считается срок карты
Проживающие — от их числа зависит, сколько карт предложить при заселении