Групповая бронь
Групповая бронь собирает несколько номеров одного организатора: делегацию, свадьбу, выездной семинар. У каждого номера остаётся своя обычная бронь — заселяют, выселяют, отменяют и оплачивают её по отдельности, как раньше. Над группой разом можно отменить брони, сдвинуть даты, записать платёж и выставить общий счёт. В кадре — группа «Выездной семинар „Алатау“» Сити-Отеля: четыре номера на 21–24 сентября, один номер уже отменён, оплачено 86 000 ₸ из 198 000 ₸, и администратор записывает платёж 96 000 ₸ на всю группу.
Групповая бронь и групповая бронь на койки
Заголовок раздела «Групповая бронь и групповая бронь на койки»В системе две разные «группы». Чтобы их не путать, у них разные названия и бейджи.
| Групповая бронь | Групповая бронь на койки | |
|---|---|---|
| Что это | Несколько номеров, у каждого своя бронь | Одна бронь на несколько коек в дорме |
| Бейдж | «Группа · 4 номера» | «Койки · 6» |
| Где создаётся | Список броней или шахматка в режиме «По комнатам» → «Групповая бронь» | Список броней или шахматка в режиме «По койкам» → «Групповая бронь на койки» |
| Где управляется | Отдельная страница группы | Вкладка «Кровати» в карточке брони |
| Подробнее | Эта страница | Хостел и групповые брони на койки |
Групповая бронь на койки в групповую бронь не входит.
Кто что может
Заголовок раздела «Кто что может»Отдельных прав на группы нет — работают права на брони и платежи.
| Действие | Нужное право |
|---|---|
| Открыть страницу группы, скачать счёт группы | «Видеть бронирования» |
| Отправить счёт группы на почту | «Редактировать бронирования» |
| Создать группу | «Создавать бронирования» |
| Объединить существующие брони, добавить номер, вывести бронь, сменить организатора, название и заметку, сдвинуть даты | «Редактировать бронирования»; для выехавшей брони — ещё «Править выехавшую бронь» |
| Отменить брони разом | «Отменять бронирования» |
| Записать платёж группы | «Заносить ручной платёж» |
Кнопки, на которые у вас нет права, на странице не показываются. Если право есть, но действие сейчас нельзя выполнить, кнопка погашена, а причина видна при наведении или плашкой под шапкой.
Создание группы
Заголовок раздела «Создание группы»Откройте «Бронирования» в режиме «По комнатам» и нажмите «Групповая бронь» в шапке. Та же кнопка есть на шахматке в режиме «По комнатам». Откроется окно:
- Организатор — платит за группу. Найдите гостя в базе или впишите имя, телефон и почту нового.
- Название группы — необязательно. Без названия группа называется «Группа · Динара Абенова» по имени организатора.
- Строки номеров — у каждой строки категория, номер, заезд, выезд, тариф, число гостей и сумма. Вместо номера можно выбрать «Любой свободный»: при создании бронь сразу получит свободный номер этой категории, сменить его можно потом в брони. Брони без номера группа не создаёт. Сумму строки и занятость номера окно проверяет сразу.
- «Одни даты для всех номеров» — даты первой строки переносятся на все.
- «Добавить номер» — ещё одна строка.
- «Объединить с существующими бронями» — найти уже заведённые брони по номеру или гостю и включить их в группу (см. Объединение броней).
Кнопка «Создать группу · N номеров» создаёт все брони разом. Если хотя бы одна строка не проходит (номер занят, нарушены ограничения проживания, две строки на один номер), не создаётся ничего, а причина пишется под нужной строкой.
Правила группы:
- Группа начинается с двух броней, потолка нет. За один раз можно добавить до 100 броней.
- Все брони — одного объекта, на номер целиком. Койки и объекты отдыха в группу не входят.
- Даты, категории и тарифы внутри группы могут быть разными. Каждая бронь считается по своему тарифу. Скидку на группу дают обычной скидкой по броням.
- Брони, созданные администратором, сразу «Подтверждены». Группу от колл-центра проверяет ресепшен: её брони встают «На проверке у ресепшена».
- Проживающих впишете сразу или позже, в карточке номера.
Страница группы
Заголовок раздела «Страница группы»На группу ведут номер группы в колонке «Номер» списка броней, строка «Входит в группу» в карточке брони и знак группы на полосе в шахматке. Адрес страницы — номер группы, например CTY-G-2026-0003. Номер группы строится от префикса объекта, буквы G и года.
Шапка — название, номер группы и действия: «Записать платёж», «Изменить даты», «Счёт группы», «Отменить группу». Под шапкой — бейдж «Группа · N номеров» с числом живых номеров, статус группы, даты и организатор.
Статус группы не задаётся вручную, он следует из статусов её броней:
| Статус | Когда |
|---|---|
| Активна | Есть живые брони и нет отменённых |
| Частично отменена | Часть броней отменена или закрыта незаездом, остальные живые |
| Отменена | Все брони отменены или закрыты незаездом |
| Завершена | Живых броней до выезда не осталось, хотя бы одна выехала |
Даты группы — от самого раннего заезда до самого позднего выезда её живых броней.
Полоса группы — по отрезку на каждую бронь, залита оплаченная часть. Справа — «оплачено из начисленного».
Плитки:
| Плитка | Что считает |
|---|---|
| Номеров | Живые брони и отдельно «+ N отменено» |
| Ночей | Ночи живых броней |
| Начислено | Начисления живых броней плюс удержанное и допродажи отменённых. Под суммой — «Удержано при отменах» |
| Оплачено | Внесено по всем броням группы |
| Долг группы | Сумма долгов броней. Переплата одной брони долг другой не гасит — разнесите её на бронь с долгом |
Если с платежей группы что-то осталось не разнесённым, под плитками это написано отдельно.
Таблица броней разбита по дням заезда — «Заезд 21 сент. · пн» — и в конце строки «Отменены». Колонки:
| Колонка | Что показывает |
|---|---|
| Номер | Номер и номер брони — ссылка на её карточку. Категория дописана, если её нет в названии номера. «Без номера» — номер ещё не назначен |
| Проживающие | Кто живёт в номере, у каждого — состояние учёта. Если проживающих нет — «Не вписаны»; при наведении видно, что организатор в номере не считается. Ниже — сколько мест занято из мест номера («2 из 8 мест»): гостей брони или вписанных проживающих, кого больше. Если их больше, чем мест, стоит красный знак перебора — тот же, что на полосе в шахматке и в карточке «Проживающие» |
| Проживание | Заезд → выезд, ниже ночи и тариф |
| Статус | Статус брони |
| Начислено | Начислено по брони, под суммой красным — долг. У отменённой брони и неявки — удержание вместе с допродажами, ниже строка «удержано X»; если допродажи не оплачены, под ней красным долг |
У живого номера есть «Вписать» — окно «Добавить проживающего». В меню «···» в конце строки — «Вывести из группы» (см. Вывод брони); если вывести нельзя, причина написана прямо в пункте меню.
На узком экране строка складывается в две колонки: слева номер, проживающие и даты, справа статус, деньги и действия.
Под таблицей — «Добавить номер», «Объединить с существующими бронями» и «Вписать списком» для проживающих всей группы.
Если у объекта включён миграционный учёт, над таблицей стоит сводка: сколько проживающих готово к учёту, у скольких не хватает данных, кому учёт не нужен и сколько номеров без проживающих. Номера без проживающих перечислены плашкой: без проживающих их не заселить.
Карточка справа — разделы «Организатор» (имя, телефон, почта, кнопка «Сменить организатора»), «Заметка» (название и заметку правят карандашом), «Письма» (что ушло организатору) и «Журнал» (кто и что делал с группой).
Организатор и проживающие
Заголовок раздела «Организатор и проживающие»Организатор — гость всех броней группы и плательщик. На него оформлены брони, ему уходят письма и счёт. Сам он в номерах не живёт, пока его не вписали проживающим кнопкой «Организатор живёт здесь».
Проживающие — люди в каждом номере, со своими карточками гостей и документами. Их имена видны на шахматке, в листе смены и на доске статусов номеров. Пока в номере никого нет, там стоит имя организатора с пометкой «· орг.». Подробнее — Проживающие.
«Сменить организатора» меняет гостя сразу у всех броней группы. Прежний организатор проживающим не становится. Если на брони группы лежит доля из платежа другого гостя, сначала отмените это разнесение.
В счётчиках гостя группа — одно событие: одна групповая бронь, а не пять. Неявки и отмены считаются так же — по группе.
Действия по одному номеру
Заголовок раздела «Действия по одному номеру»Всё, что касается одного номера, делается в его обычной карточке брони: заселение, выселение, незаезд, отмена, перенос дат, смена номера, платёж. Отменённая так бронь остаётся в группе — в строках «Отменены». Перетаскивание брони группы на шахматке тоже работает: даты у номеров свои.
Две брони на один номер на одни даты система не запишет, даже если их сохраняют одновременно из разных вкладок: вторая получит отказ с причиной. После переноса дат, смены номера, сдвига дат группы, отмены группы, добавления номеров в группу и вывода брони из неё шахматка, список броней и страница группы в других открытых вкладках обновляются сами. После вписывания проживающих обновите страницу в соседней вкладке.
Платёж группы
Заголовок раздела «Платёж группы»«Записать платёж» на странице группы — один платёж на всю группу, который сразу раскладывается долями по броням.
- Укажите сумму и способ — только способы без эквайринга: наличные, карта на терминале, перевод. Ссылку или QR на оплату отправляют по отдельной брони.
- Таблица под суммой уже разложена: долги броней закрываются по порядку заезда, каждая доля не больше долга своей брони. Доли можно поправить вручную, кнопка «Разложить по порядку заезда» возвращает раскладку.
- Внизу — «Разнесено» и сколько не разнесено: остаток не теряется, он остаётся на платеже, и его можно разнести позже.
- «Записать платёж» — платёж ложится на первую живую бронь группы и сразу разносится долями.
Если доля закрыла долг брони, которая ждала оплаты, бронь сама становится «Подтверждённой». Это правило работает при любом разнесении платежа, не только в группе. В строке окна такая бронь помечена «Долг закрыт — бронь станет подтверждённой».
Внутри группы платёж можно разносить по броням с разными проживающими: гость у всех броней один — организатор.
Счёт группы
Заголовок раздела «Счёт группы»«Счёт группы» открывает PDF и отправку на почту организатора. Язык счёта — русский, казахский, английский или немецкий.
В счёте — реквизиты объекта, организатор, номер группы, строка на каждый номер (категория, даты, ночи, проживание), услуги брони и допродажи под своим номером, отменённые номера с удержанием, платежи с долями по броням и итог: начислено, оплачено, долг, не разнесено. Если у организатора нет почты, укажите адрес в окне отправки. Отправка остаётся в разделе «Письма» карточки группы.
Отменить группу
Заголовок раздела «Отменить группу»«Отменить группу» открывает список броней с отметками:
- Отменить разом можно брони до заезда. Заселённые, выселенные, уже отменённые, заявки и брони с живой блокировкой на карте погашены, рядом — что с ними делать. Например, заселённого гостя выселяют из его карточки, а бронь с блокировкой отменяют отдельно.
- Штраф у каждой брони свой — по политике отмены, внизу итог по отмеченным.
- Причина отмены — одна на все брони.
«Отменить N броней» отменяет отмеченные одним действием: отменятся либо все, либо ни одна. Если с момента расчёта штрафы изменились (например, наступил новый день), окно попросит проверить суммы и подтвердить заново.
Внесённые деньги остаются на отменённых бронях. Вернуть их можно из отчёта «Балансы броней» → «На закрытых бронях», как у одиночных броней.
Остальным сотрудникам объекта приходит одно уведомление на всю группу, а не по каждой брони: в колокольчике — «Групповая бронь отменена» с номером группы, организатором и числом отменённых номеров. Тот, кто отменял, уведомление не получает.
Изменить даты группы
Заголовок раздела «Изменить даты группы»«Изменить даты» открывает список броней с датами в каждой строке. Даты строки — одно поле «заезд → выезд», расчёт обновляется, когда выбраны обе даты. Даты правятся по строке или для всех сразу:
- «На день раньше» / «На день позже» — сдвиг всех броней на N дней;
- «Поставить всем одни даты» — одни заезд и выезд для всех.
У заселённой брони меняется только выезд. Выехавшие, отменённые и незаезды не трогаются, они перечислены под таблицей.
Цена каждой брони пересчитывается по её тарифу. В строке видно «было → стало», внизу — сумма группы до и после. Если на новые даты номер занят, строка подсказывает свободный номер той же категории кнопкой «Взять …». Если свободных номеров этой категории нет, кнопки не будет — выберите другие даты. Даты сохраняются у всех броней разом или ни у одной. Если номер успели занять, пока окно было открыто, сохранение откажет — обновите расчёт в окне и выберите другой номер или даты. Если договорённое время заезда или выезда на новых датах снимется, строка об этом предупреждает.
Объединение броней
Заголовок раздела «Объединение броней»Если брони уже заведены по одной, соберите из них группу: «Групповая бронь» → «Объединить с существующими бронями», или «Объединить с существующими бронями» на странице группы. Объединять можно брони этого объекта на номер, в том числе выехавшие и отменённые. Нельзя объединять:
- бронь, которая уже входит в другую группу, — сначала выведите её оттуда;
- групповую бронь на койки, бронь на объект отдыха, заявку и бронь с площадки;
- бронь, чьи даты не пересекаются и не стыкуются ни с одной другой бронью группы;
- бронь с долей из платежа гостя вне группы — сначала отмените разнесение.
Если у броней разные гости, гостем всех броней становится выбранный организатор, а прежние гости — проживающими своих номеров. Новый номер можно добавить в группу тем же окном.
Старые брони сами в группы не собираются: объединяет только оператор.
Вывод брони из группы
Заголовок раздела «Вывод брони из группы»«Вывести из группы» в меню «···» строки брони делает её снова одиночной: даты, деньги и проживающие остаются на ней. В окне выберите, чья будет бронь — организатора или одного из проживающих этого номера.
- Вывести можно отменённую бронь и любую до выезда.
- Выехавшую бронь и незаезд вывести нельзя.
- Пока на брони лежит доля из платежа группы, «Вывести из группы» погашена — сначала отмените это разнесение.
Если после вывода в группе останется одна бронь, группа распускается: страница показывает баннер «Группа распущена», брони и платежи остаются на месте, доступен только счёт группы.
Группа с площадки
Заголовок раздела «Группа с площадки»Бронь с площадки на несколько номеров сама становится групповой бронью. Её название — площадка и код брони, например «Booking.com · 4417820395». Организатор — гость, который бронировал на площадке, проживающие номеров — имена, которые передала площадка.
Состав, даты и отмену такой группы меняет площадка. У нас «Изменить даты», «Отменить группу», добавление и вывод броней погашены, причина — плашкой под шапкой. Платёж, счёт, проживающие, название и заметка доступны как обычно. Номер, который площадка добавила, входит в группу сам. Номер, который площадка сняла, отменяется и остаётся в группе отменённым.
Письма организатору
Заголовок раздела «Письма организатору»Организатор получает одно письмо на группу вместо писем по каждой брони:
| Письмо | Когда уходит |
|---|---|
| Группа подтверждена | Группа создана и все её брони подтверждены. У группы колл-центра — когда ресепшен подтвердил последнюю бронь |
| Отмена броней группы | Отмена разом: отменённые номера, штрафы и итог удержания |
| В группе изменения | Отменён один номер группы обычной отменой, в группу добавлены номера или бронь выведена из группы. В письме — что добавлено или выведено и весь состав группы |
| Изменены даты | Сдвиг дат группы: «было → стало» и сумма до и после |
| Чек на платёж группы | Платёж группы: сумма, способ, доли по броням и не разнесённый остаток |
Письма о заселении, выезде и незаезде по броням группы не отправляются. Проживающим письма не уходят. Напоминание о долге сотрудникам приходит одно на группу. Брони группы с площадки получают письма по обычным правилам канала. Шаблоны писем — в шаблонах уведомлений.
Группа в списках и отчётах
Заголовок раздела «Группа в списках и отчётах»- Бронирования — группа одной строкой: организатор, номера, период, статус и долг группы; брони группы — под стрелкой. «Только брони групп» в окне «Фильтр», поиск по номеру группы и по именам проживающих.
- Шахматка — язычок с номером группы над полосой, знак группы с числом номеров, подсветка всей группы при наведении.
- Заезды и выезды — бейдж группы в строке, отметка «N броней» собирается по группе.
- Балансы броней — строка на каждую бронь с бейджем группы. Нажатие на бейдж оставляет брони одной группы.
- Отмены — каждая бронь группы — отдельная отмена, а блок «По группам» собирает их вместе.
- Загрузка, ADR и RevPAR считают брони группы как обычные проданные номера.
ИИ-ассистент видит группу брони — номер, организатора и состав. Создать группу он не может и даёт ссылку на окно «Групповая бронь» в админке.
Если что-то пошло не так
Заголовок раздела «Если что-то пошло не так»| Сообщение | Что делать |
|---|---|
| В группе нужно хотя бы две брони | Добавьте номер или существующую бронь |
| Бронь … уже входит в группу … | Выведите её из той группы или выберите другую бронь |
| Даты брони … не пересекаются и не стыкуются с другими бронями группы | Поправьте даты или уберите бронь из списка |
| У брони … есть доли из платежа брони … другого гостя | Отмените разнесение этого платежа и повторите |
| На брони … лежит доля из платежа группы | Отмените разнесение платежа группы, затем выведите бронь |
| Группу собрала площадка … | Состав, даты и отмену меняйте на площадке |
| Штрафы изменились с момента расчёта | Проверьте суммы в окне и подтвердите заново |
| Номер … занят на новые даты брони … | Возьмите предложенный свободный номер или выберите другие даты |
| Номер … только что заняли на новые даты брони … | Обновите расчёт в окне и выберите другой номер или даты |
Что дальше
Заголовок раздела «Что дальше»- Проживающие — кто живёт в номерах группы и как вписать их списком
- Детали бронирования — карточка одной брони группы
- Хостел и групповые брони на койки — другой вид группы, на койках