Проживающие
Проживающие — люди, которые живут в номере брони. Гость брони платит и получает письма, а проживающие — те, чьи имена видны на шахматке и в листе смены и чьи документы уходят в миграционный учёт. Обычно это один и тот же человек, но не всегда: организатор группы платит за пять номеров и сам ни в одном не живёт, коллега бронирует номер за руководителя. В кадре — номер группы «Выездной семинар „Алатау“»: в нём ещё никого нет, поэтому «Заселить» погашена. Администратор вписывает найденного в базе гостя, а затем заводит карточку иностранной гостьи без даты выдачи паспорта.
Кто считается проживающим
Заголовок раздела «Кто считается проживающим»| Бронь | Кто проживающий |
|---|---|
| Одиночная | Гость брони — сам, без отдельного действия. Плюс все, кого вписали |
| Одиночная, гость убран крестиком | Только вписанные. Гостем и плательщиком брони он остаётся |
| Номер групповой брони | Только вписанные. Организатор проживающим не считается, пока его не вписали кнопкой «Организатор живёт здесь» |
Если человек бронировал за другого, уберите его крестиком в строке — подсказка «Гость брони не живёт в номере — убрать из проживающих». Вернуть его можно кнопкой «Гость брони живёт здесь».
Проживающие привязаны к брони, а не к номеру: при переселении в другой номер они переезжают вместе с бронью.
Карточка «Проживающие»
Заголовок раздела «Карточка «Проживающие»»Карточка стоит в карточке брони сразу под расчётом. Она заменила прежнюю карточку «Миграционный учёт» и видна всегда, даже когда учёт у объекта выключен.
В заголовке — сколько вписано из гостей брони и сколько мест в номере: «2 из 2 · мест в номере 2». Строка на каждого проживающего:
| Колонка | Что показывает |
|---|---|
| Кто | ФИО, роль (гость брони, взрослый, ребёнок, «организатор · взрослый») и дата рождения. У ребёнка — полных лет на день заезда: «ребёнок, 7 лет» |
| Документ | Тип, страна выдачи, номер, «выдан … · до …». Номер документа виден только сотруднику с правом видеть документы гостей |
| Учёт | До заселения — готовность к учёту, после — запись учёта (см. ниже). Если учёт выключен — гражданство |
| Действия | Изменить карточку гостя или «Дозаполнить», убрать из проживающих |
Колонки всех строк выровнены по одной сетке, поэтому разная длина кнопок их не сдвигает.
Если вписано меньше людей, чем гостей в брони, под строками стоит «В брони 3 взрослых, вписаны 2. Вписать ещё».
Подвал карточки — цель визита для учёта, одна на всю бронь, и подсказка о сроке. До заселения: «Записи учёта появятся после заселения, срок подачи — 3 рабочих дня». После: «Подача — на eqonaq.kz, лист копируется в журнале».
Готовность к учёту
Заголовок раздела «Готовность к учёту»До заселения каждая строка заранее показывает, хватает ли данных для листа прибытия:
| Состояние | Когда |
|---|---|
| Готово к учёту | Иностранец, все поля листа заполнены |
| Не хватает: … | Иностранец, чего-то нет — например, «Не хватает: дата выдачи» |
| Укажите гражданство | Гражданство не заполнено — от него зависит, нужен ли учёт |
| Гражданин РК — учёт не нужен | Гражданин Казахстана или документ выдан Казахстаном |
После заселения строка показывает запись учёта: состояние и срок подачи, кнопки «Лист», «Подано вручную…» и «Дозаполнить» — те же, что в журнале учёта. Запись заводится на каждого проживающего, которому нужен учёт. Если проживающего вписали в уже заселённую бронь, запись появляется сразу.
Убрать проживающего, у которого уже есть запись учёта, нельзя: сначала снимите запись в журнале отметкой «Не подлежит учёту». Крестик в такой строке погашен, причина — при наведении.
Вписать одного
Заголовок раздела «Вписать одного»Кнопка «Вписать проживающего» (или «Вписать» в заголовке карточки и в строке номера на странице группы) открывает окно «Проживающий · Стандарт 7» — с названием номера брони.
- Выберите «Взрослый» или «Ребёнок».
- Найдите гостя — по части ФИО, по номеру документа или ИИН. Номер документа и ИИН ищутся только целиком. Найденный гость вписывается одной кнопкой «Вписать».
- Если гостя нет — «Завести новую карточку»: ФИО, дата рождения, пол, гражданство, документ (тип, номер, страна выдачи, выдан, действует до, кем выдан) и ИИН. Поля, которые нужны для учёта, отмечены точкой.
Внизу окна — живой статус учёта: «Готово к учёту», «Не хватает: …» или «Гражданин РК — учёт не нужен». Вписать можно и с пробелами — недостающее допишете при заселении кнопкой «Дозаполнить».
Ребёнок — отдельная карточка гостя и отдельная запись учёта. Типы документа ребёнка — свидетельство о рождении, паспорт родителя (номер и даты — из паспорта, в который вписан ребёнок) и паспорт.
Вписать списком на группу
Заголовок раздела «Вписать списком на группу»Для групповой брони список проживающих обычно присылает организатор. «Вписать списком» на странице группы или «Вписать списком на группу» в карточке номера открывает окно в два шага.
Шаг 1. Вставить список. Скопируйте строки из Excel или Google Таблиц и вставьте в поле. Колонки — ФИО, дата рождения, паспорт, ИИН, номер и другие — система узнаёт по заголовкам сама. Если узнала не так, поправьте колонку выбором из списка. Строка заголовков пропускается. За раз можно вписать до 500 человек.
Шаг 2. Проверить и разложить. Строка на каждого человека:
- Номер — в списке номера группы со свободными местами, «сверх мест» и «Не вписывать». Если в списке была колонка с номером, он уже выбран.
- В базе — «Найден по ИИН» или «Найден по номеру документа»: берётся эта карточка гостя. «Похож по ФИО» — выберите «Тот же гость» или «Другой человек». «Новая карточка» — такого гостя нет.
- Учёт — готовность к учёту по данным строки.
Уже вписанные и выехавшие показаны серым и пропускаются. Ошибки — неразобранная дата, невыбранное совпадение — пишутся строкой под рядом и не дают нажать «Вписать N человек», пока их не исправите. Перебор мест — только предупреждение. Строки без номера не вписываются.
Все люди записываются разом. Если за это время что-то изменилось и строка не проходит, не записывается ничего, а ошибки снова видны у строк.
Заселение без проживающих
Заголовок раздела «Заселение без проживающих»Если у объекта включён миграционный учёт, номер без проживающих не заселить. «Заселить» и «Принять оплату и заселить» погашены, а рядом с кнопкой написано: «В номере нет проживающих — впишите их, чтобы заселить.» Тот же текст придёт, если заселить из другого места.
Одиночную бронь это не касается, пока гость брони считается проживающим. Правило срабатывает у номера групповой брони без вписанных людей и у одиночной брони, где гостя убрали крестиком и никого не вписали.
Если учёт выключен, проживающих можно не вписывать — заселение работает как раньше.
Раскладушка: сверх мест и рост числа гостей
Заголовок раздела «Раскладушка: сверх мест и рост числа гостей»Вписать можно больше людей, чем мест в номере, — например, на раскладушку. Запрета нет: рядом с числом в заголовке карточки появляется красный знак перебора. Знак один на всю систему: он стоит, когда гостей брони или вписанных проживающих больше, чем мест в номере, и одинаково виден в карточке «Проживающие», на полосе брони в шахматке и в строке номера на странице группы.
Если вписали больше взрослых или детей, чем указано в брони, число гостей брони растёт само, а цена пересчитывается по тарифу брони. Окно предупреждает об этом заранее: «Гостей в брони станет 3, цена пересчитается по тарифу». После записи под строками — «Гостей в брони стало 3 вместо 2 — цена пересчитана по тарифу». Возраст ребёнка добавляется в бронь, если известна его дата рождения.
- Когда проживающего убирают, число гостей не уменьшается — поправьте его в карточке брони, если нужно.
- У выехавшей брони и у брони с площадки число гостей и цена не меняются: цену брони площадки задаёт площадка. Знак перебора остаётся.
- Знак перебора на шахматке появляется сам — его ставит тот же расчёт, что и в карточке.
Цель визита
Заголовок раздела «Цель визита»Цель визита для учёта — одна на бронь: выбор в подвале карточки «Проживающие». По умолчанию — «Туризм». Новое значение записывается во все ещё не поданные записи учёта брони; поданные не меняются. Поправить цель у одного человека можно в листе прибытия в журнале учёта.
Цель визита есть, только пока на объекте включён модуль регистрации гостей. Без модуля её нет ни в карточке, ни в истории брони.
Где видны проживающие
Заголовок раздела «Где видны проживающие»- Шахматка — на полосе брони имя первого проживающего. Если в номере группы никого нет — имя организатора с пометкой «· орг.».
- Заезды и выезды и доска статусов номеров — то же правило.
- Список бронирований — в колонке «Гость» у брони группы организатор, а под ним «проживает: …». Поиск находит бронь и по имени проживающего.
- Карточка гостя — счётчик «Ночей прожито» учитывает брони, где гость проживал. Если гость только платил, ночи не засчитываются.
| Действие | Нужное право |
|---|---|
| Вписать и убрать проживающего, поменять цель визита, вписать списком | «Редактировать бронирования»; в выехавшую бронь — ещё «Править выехавшую бронь» |
| Видеть состояние учёта в строках | «Видеть журнал» миграционного учёта |
| «Дозаполнить» карточку гостя | «Редактировать гостя» |
| Видеть номер документа и ИИН | Право видеть документы гостей |
В отменённую бронь и в незаезд проживающих не вписывают.
Если что-то пошло не так
Заголовок раздела «Если что-то пошло не так»| Сообщение | Что делать |
|---|---|
| В номере нет проживающих — впишите их, чтобы заселить. | Впишите хотя бы одного проживающего или нажмите «Организатор живёт здесь» |
| … уже вписан в бронь … | Этот человек уже живёт в номере — выберите другого гостя |
| У … уже есть запись миграционного учёта по этой брони | Снимите запись в журнале учёта («Не подлежит учёту»), затем уберите проживающего |
| Бронь … отменена или закрыта незаездом | Откройте живую бронь номера |
| Бронь … уже выехала, а права править выехавшие брони у вас нет | Попросите администратора |
| В списке остались ошибки | Исправьте отмеченные строки и повторите |
| Не разобрана дата «…» | Запишите дату как ДД.ММ.ГГГГ |
Что дальше
Заголовок раздела «Что дальше»- Групповая бронь — номера группы и вписывание списком
- Миграционный учёт — журнал, срок подачи и лист прибытия
- Детали бронирования — где стоит карточка «Проживающие»