Расходы

Модуль расходов позволяет учитывать всё, что вы тратите на работу отеля — от электричества и тапочек до зарплат и аренды — и автоматически считать чистую прибыль (GOP), эффективность на номер (GOPPAR) и операционный доход (NOI).

Зачем нужен модуль

До появления этого модуля система знала только доходную часть: бронирования, платежи, продажи услуг. Без расходов вы видели «сделали 12 млн ₸» и не могли ответить на главный вопрос — заработали или ушли в минус. Теперь финансовая картина полная.

Категории по USALI

Система использует международную стандартную классификацию расходов гостиничного бизнеса USALI (Uniform System of Accounts for the Lodging Industry). При создании нового проекта автоматически создаются 34 системные категории, разбитые по 11 группам:

Группа	Примеры категорий
Расходы номеров (Rooms)	Расходники для номеров, аменитис, прачечная, униформа, комиссии OTA
Питание (F&B)	Продукты для завтраков, напитки и бар, посуда
Коммуналка (Utilities)	Электричество, вода, газ, отопление, интернет и связь
Обслуживание (Maintenance)	Текущий ремонт, сантехника, электрика, мебель, уборка территории
Зарплата (Payroll)	Администраторы, горничные, кухня и F&B, налоги на ФОТ
Административные (A&G)	Канцелярия, банковские комиссии, бухгалтерия, юристы, ПО
Маркетинг	Реклама онлайн, фото/видео, печать
Аренда	Помещения, оборудование
Налоги и страховка	Налог на имущество, страхование
Финансы	Проценты по кредитам
Прочее	Всё остальное

Системные категории нельзя удалить — только архивировать или переименовать. Можно добавлять свои категории в любую группу.

Имена категорий мультиязычные: каждое название хранится сразу на нескольких языках (ru / en / kz / de), а интерфейс показывает его на языке пользователя. Поэтому в любой локали категория выглядит одинаково осмысленно.

Страница «Категории расходов»

Отдельная страница Финансы → Расходы → Категории — это «атлас» всех статей. Слева список 11 USALI-групп со счётчиками, справа — категории выбранной группы.

Что здесь видно и можно делать:

Сводка по группе — сколько всего категорий, сколько ваших, сколько системных, сколько зарплатных
Поиск — по любому из языков названия сразу по всем группам
Цвет и иконка — у каждой категории свой значок; для своих категорий можно задать собственный цвет (hex)
Бейдж «Зарплата» — зарплатные категории помечены замком
Создание / редактирование своих категорий, переименование системных
Удаление — только для своих категорий; системные защищены замком

Права доступа

Модуль использует гранулярные права, а не только роли:

Право	Что даёт
`expenses.view`	Видеть список расходов и агрегаты (без зарплат)
`expenses.manage`	Создавать/редактировать/отменять любые расходы (кроме зарплатных) и управлять категориями
`expenses.manage_own`	Видеть все non-payroll расходы проекта; редактировать и отменять — только свои, младше 24 часов
`expenses.payroll.view`	Видеть зарплатные категории и суммы
`expenses.payroll.manage`	Создавать и редактировать зарплатные расходы
`financial_kpi.view`	Видеть GOP, GOPPAR, NOI, ADR, RevPAR

Готовые пресеты в диалоге изменения прав участника проекта:

Владелец / Управляющий / Бухгалтер — полный доступ к финансам, включая зарплаты
Ресепшн — только expenses.manage_own (свои операционные расходы за смену)
Только чтение — просмотр без редактирования

Список расходов

На странице Финансы → Расходы → Все расходы — таблица со всеми расходами проекта.

Сверху — карточки-итоги за выбранный период: Всего, Оплачено, Запланировано. Если у вас нет права видеть зарплаты, появляется четвёртая карточка-предупреждение «Payroll скрыт» — она напоминает, что суммы в итогах посчитаны без фонда оплаты труда.

Что здесь можно делать:

Поиск — по названию поставщика
Фильтры — по USALI-группе, статусу (Оплачен / Запланирован), периоду (с готовыми пресетами: сегодня, вчера, 7 дней, месяц, прошлый месяц, с начала года)
Активные фильтры показываются «пилюлями» — каждую можно снять одним кликом
Настройка колонок и плотности — можно прятать колонки и переключать компактный вид
Клик по строке — открывает детальную страницу расхода
Новый расход — кнопка в шапке открывает форму создания
Колонка «Кто создал» — видно, кто внёс расход (важно для контроля в сменах ресепшена)
НДС — если у расхода указан НДС, он показывается под суммой отдельной подписью
Пагинация — выбор размера страницы и переключение по номерам

При проваливании из портфельного P&L (?projectId=…) страница автоматически переключается на нужный отель — карточки и таблица показывают данные именно того объекта, в который вы перешли.

Создание расхода

Откройте Финансы → Расходы → Все расходы
Нажмите «Новый расход»
Заполните форму:
- Сумма — обязательное поле, в тенге
- Статус — Оплачен или Запланирован
- Категория — выбирается из дерева USALI с поиском по всем языкам (зарплатные видят только владельцы)
- Дата расхода — когда возникло обязательство (для P&L)
- Дата оплаты — когда деньги реально ушли (для cash flow). Поле появляется только для статуса «Оплачен» и может отличаться от даты расхода
- Способ оплаты — Наличные / Банк / Карта / Kaspi / Другое
- Поставщик, номер счёта, описание — опционально

Расход сохраняется в статусе Оплачен (если поставили дату оплаты) или Запланирован.

Детальная страница расхода

Клик по строке в списке открывает детальную страницу — аналог страницы платежа.

На странице отображаются:

Сводка — крупная сумма, отдельной строкой НДС (если задан), категория, способ оплаты, поставщик, номер счёта, описание
Две даты с пояснением — дата расхода (попадает в P&L за этот месяц) и дата оплаты (попадает в движение денежных средств за этот день). Раскрывающаяся подпись объясняет, зачем нужны обе. Под датой расхода видно, был ли он проставлен задним числом; под датой оплаты — разрыв между начислением и оплатой (отсрочка поставщика или предоплата)
Категория — отдельным блоком, с группой USALI и бейджем «payroll» для зарплатных
Признак ночного аудита — попадает ли расход в сменный отчёт
Источник — если расход создан автоматически из повторяющегося правила, есть ссылка на него
Карточка автора — кто создал расход и когда
Хронология — таймлайн событий: создан → понесён → оплачен → отменён
История изменений (аудит) — сворачиваемый блок; раскрыт по умолчанию для аномалий (отменённые или внесённые задним числом расходы)

Если расход внесён задним числом (создан намного позже даты, которую вы указали), в шапке появляется предупреждающий бейдж — такая запись меняет P&L уже закрытого месяца.

Редактирование

Кнопка «Изменить» открывает форму со всеми полями расхода. Часть полей — дата расхода, дата оплаты, способ оплаты — можно менять прямо на странице, не открывая форму. Категорию изменить нельзя — это ограничение сделано специально, чтобы не ломать исторические агрегаты по группам USALI. Если категория выбрана неверно, отмените расход и создайте новый.

Отмена расхода

Кнопка «Отменить» открывает диалог с необязательным полем причины. Отменённые расходы не удаляются из базы, а переводятся в статус Отменён — их видно в списке с фильтром, и они исключены из всех финансовых расчётов (P&L, GOP, ночной аудит).

Ресепшн может отменять только свои расходы, созданные меньше 24 часов назад. Владелец, управляющий и бухгалтер могут отменить любой non-payroll расход (зарплатные — при наличии expenses.payroll.manage).

Повторяющиеся расходы

Для регулярных платежей — аренда, коммуналка, подписки — создайте правило в Финансы → Расходы → Повторяющиеся. Система сама сгенерирует запись в статусе «Запланирован» по расписанию.

Форма повторяющегося расхода запрашивает категорию, сумму, частоту (ежемесячно, ежеквартально, ежегодно), день начала и, при желании, день окончания. Каждую ночь система проверяет правила и создаёт по ним записи: новый расход появляется в статусе «Запланирован» без даты оплаты и со способом оплаты «Банк» — бухгалтер видит появившуюся строку и отдельно подтверждает фактическую оплату (или владелец правит сумму, если счёт отличается от правила).

Повторяющиеся расходы по умолчанию не попадают в ночной аудит — администратор видит их в общем списке расходов, но они не спамят сменный отчёт.

Что видит ресепшн (оператор)

Оператор с правом expenses.manage_own:

Видит все non-payroll расходы проекта (чтобы понимать общую картину по смене и не создавать дубли)
Создаёт расходы от своего имени
Не видит зарплатные категории вообще
Может редактировать и отменять только свои расходы, и только если они созданы меньше 24 часов назад
Не может спрятать свой расход от ночного аудита — его записи всегда попадают в сменный отчёт
Не видит GOP, ADR, RevPAR, GOPPAR — только кассу

Это сделано специально, чтобы:

Ресепшн отвечал за свои операционные закупки (тапочки за смену, батарейки в замки) — и они попадали в ночной аудит
Финансовые KPI видели только те, кому они нужны для управления — владелец и управляющий

Расходы в ночном аудите

На странице Отчёты → Ночной аудит есть секция «Расходы за смену» — показываются non-payroll расходы, отмеченные для ночного аудита и возникшие в день аудита. Секция не видна пользователям без expenses.view.

Финансовые метрики

На основе расходов автоматически считаются ключевые гостиничные KPI:

Метрика	Формула	Что показывает
GOP	Выручка − Операционные расходы (без аренды/налогов/финансов)	Валовая операционная прибыль
GOP Margin	GOP / Выручка × 100%	Маржа
GOPPAR	GOP / Available Room-Nights за период	Главная метрика эффективности собственника
NOI	GOP − Аренда − Налоги − Финансы	Чистый операционный доход

Эти метрики требуют права financial_kpi.view. Если у пользователя нет expenses.payroll.view, зарплата не учитывается в расчёте, и GOP помечается как «неполный» — в интерфейсе появляется предупреждение, что цифра завышена на сумму скрытого PAYROLL.

GOP, GOPPAR и NOI отображаются на дашборде и в P&L отчёте. Расходы можно дополнительно разрезать по USALI Operating Department — этот срез используется для drill-down из P&L. Подробнее о том, как считается выручка для этих метрик — см. Признание выручки.

Технические детали

Модели: ExpenseCategory, Expense, RecurringExpense (см. apps/api/prisma/schema.prisma)
Имена категорий — мультиязычный JSON { ru, en, kz, de, … }; группа и USALI-департамент (department) — отдельные поля
У расхода есть опциональная привязка к зоне/корпусу и юниту (zoneId, unitId), поле НДС (vatAmount), валюта и вложения-чеки (attachments)
Сид системных категорий: apps/api/src/modules/expense-category/expenseCategorySeeds.ts
Ежедневный cron: RecurringExpenseCronService (03:00 серверного времени)
Мягкое удаление через isActive=false + status=CANCELLED
Все операции пишутся в AuditLog

Ограничения текущей версии

Только KZT. Валюта хранится в каждой записи, но полноценная мультивалютность в TODO как критичная отложенная задача
PDF-экспорт ночного аудита не рендерит секцию расходов (только UI отображает)
Доступ к бронированиям по-прежнему определяется проектной ролью, не permissions. Поэтому пресет «Бухгалтер» даёт финансовые права, но бронирования и данные гостей всё ещё видны через роль OPERATOR/VIEWER. Изоляция бухгалтера от гостевых данных — в TODO как «RBAC Phase 2»