Команда организации

Раздел «Команда» — здесь собраны все сотрудники, у которых есть доступ к вашей организации. Отсюда вы приглашаете новых людей, меняете их роли, настраиваете доступ к объектам и убираете доступ.

3

Команда организации Организация 2 АН

Команда организации Занято 7 из 999

Все сотрудники, имеющие доступ к организации.

Пригласить

Поиск по email или имени... Роль Статус

Всего участников: 7

Email	Имя	Роль в Org	Доступ к объектам	Статус	Вход
op2@staybase-test.local	Марат Беков	Сотрудник	Резорт · Оператор Ресепшен	Ожидает входа	Только пароль
owner@staybase-test.local	Айгерим Нурланова	Владелец	Все объекты	Активен	Приложение
admin@staybase-test.local	Данияр Касымов	Админ	Резорт · Управляющий Сити-Отель · Управляющий Хостел · Управляющий Виллы · Управляющий	Активен	Приложение
portfolio@staybase-test.local	Елена Морозова	Портфолио	—	Активен	Приложение
billing@staybase-test.local	Сергей Волков	Бухгалтер	Резорт · Наблюдатель Сити-Отель · Наблюдатель Хостел · Наблюдатель Виллы · Наблюдатель	Активен	Ждёт привязки
op1@staybase-test.local	Ольга Ли	Сотрудник	Резорт · Оператор Сити-Отель · Оператор Хостел · Оператор Виллы · Оператор	Активен	Только пароль
cc1@staybase-test.local	Аида Серикова	Сотрудник	Резорт · Call-center Сити-Отель · Call-center Хостел · Call-center Виллы · Call-center	Активен	Вход заблокирован

Пользователь

Пригласить в команду

Добавьте нового сотрудника в организацию. На указанный email придёт письмо со ссылкой для установки пароля.

Email manager@example.com Почту потом изменить нельзя — это логин сотрудника.

Имя

Фамилия

Телефон (опционально) +7 …

Роль в организации Сотрудник (MEMBER) Самый частый случай: доступ только к выбранным объектам, без Org-настроек.

Доступ к объектам * Выберите объекты и роль для каждого. Для владельца и администратора необязательно.

Резорт st-resort — нет доступа —

— нет доступа —

Управляющий

Оператор

Call-center

Ресепшн

Наблюдатель

Шаблон прав Без шаблона

Сити-Отель st-city — нет доступа —

Хостел st-hostel — нет доступа —

Виллы st-villa — нет доступа —

Отмена Отправить приглашение

Команда организации: список сотрудников, кнопка «Пригласить», панель приглашения и новая строка «Ожидает входа»

Кому доступен раздел

Страница «Команда» открывается только владельцу или администратору организации. Остальные сотрудники её не видят.

Список сотрудников

В таблице по каждому сотруднику видно:

Колонка	Описание
Email	Адрес, по которому сотрудник входит в систему
Имя	Имя и фамилия
Роль в организации	Уровень доступа ко всей организации
Доступ к объектам	Список объектов, роль сотрудника в каждом и применённый шаблон прав
Статус	Активен, ожидает входа или отключён
Вход	Как сотрудник подтверждает вход: приложение, ждёт привязки, только пароль или вход заблокирован. Колонку можно скрыть в меню столбцов

Список можно фильтровать по роли и статусу, а также искать по email или имени. Активные фильтры показываются «пилюлями» под строкой поиска — их можно снять по одному или очистить все сразу. Набор колонок и плотность таблицы настраиваются и запоминаются в браузере.

Статусы

Статус	Что означает
Активен	Сотрудник принял приглашение и хотя бы раз входил в систему
Ожидает входа	Приглашение отправлено, но сотрудник ещё ни разу не вошёл
Отключён	Сотрудник входил раньше, но сейчас его аккаунт деактивирован

Вход

Значение	Что означает
Приложение	Двухфакторный вход включён, приложение-аутентификатор привязано
Ждёт привязки	Второй фактор сброшен. При следующем входе сотрудник сразу привяжет новое приложение
Только пароль	Двухфакторный вход не включён
Вход заблокирован	Войти в учётку нельзя, пока владелец или поддержка StayBase её не разблокируют

Роли в организации

Роль организации определяет, к каким общим настройкам у сотрудника есть доступ.

Роль	Что может
Владелец	Полный контроль над организацией. Управляет всеми настройками, командой и ролями. Только владелец может назначать другого владельца, изменять роли и удалять сотрудников
Администратор	Управляет платёжными провайдерами, юридическими данными, каналами и командой (приглашает и переотправляет приглашения, но не назначает владельца)
Бухгалтер	Доступ только к биллингу и юридическим данным. Без доступа к объектам
Портфолио-менеджер	Аналитика по всем объектам. Без доступа к биллингу
Сотрудник	Самый частый случай: доступ только к выбранным объектам, без общих настроек организации

Роль организации и доступ к объектам — это разное

Роль в организации не даёт автоматически доступ к работе с конкретным объектом. Доступ к объектам (и роль внутри каждого — управляющий, оператор, ресепшн и т. д.) назначается отдельно. Один сотрудник может работать на нескольких объектах с разными ролями.

Доступ сотрудника складывается из двух независимых уровней:

Роли уровня объекта подробно описаны на странице Доступ сотрудников.

Приглашение сотрудника

1. Нажмите кнопку «Пригласить» в правом верхнем углу — откроется панель приглашения.
2. Укажите email — на него придёт письмо со ссылкой для установки пароля. Потом его изменить нельзя: это логин сотрудника.
3. Введите имя и фамилию; телефон — по желанию.
4. Выберите роль в организации — по умолчанию «Сотрудник». Под выбором показывается короткая подсказка, что даёт каждая роль.
5. Настройте доступ к объектам — выберите объекты и роль для каждого. Для ролей «Управляющий» и «Оператор» рядом появится выбор шаблона прав.
6. Нажмите «Отправить приглашение» — сотрудник встанет первой строкой списка со статусом «Ожидает входа».

В кадре выше так приглашают оператора Марата Бекова: роль «Сотрудник», доступ к объекту «Резорт» как «Оператор» с шаблоном «Ресепшен».

Сотруднику нужен хотя бы один объект

Если вы приглашаете человека с ролью «Сотрудник», выберите ему минимум один объект — иначе ему некуда будет войти. Для владельца и администратора это необязательно.

После отправки сотрудник получит письмо. Пока он не вошёл первый раз, его статус — «Ожидает входа».

Если письмо не дошло

Иногда email не уходит — например, не настроен почтовый провайдер организации. В этом случае пользователь всё равно создаётся, а получить ссылку можно через действие «Переотправить приглашение» в меню строки.

Приглашение существующего пользователя

Если человек с таким email уже работает в одной из ваших организаций, новый аккаунт не создаётся — сотрудник просто получает доступ ещё и к этой организации и письмо-уведомление. Пароль у него остаётся прежний, повторно его задавать не нужно.

Приглашение из карточки объекта

Когда вы добавляете человека к объекту на странице Доступ сотрудников, а в организации его ещё нет, система предложит пригласить его. Панель приглашения откроется автоматически с уже подставленным email — останется выбрать роль и объекты.

Шаблоны прав на объекте

При выборе роли Управляющий или Оператор для объекта появляется дополнительный выбор — шаблон прав. Шаблон задаёт готовый набор разрешений (что сотрудник может делать на объекте), чтобы не настраивать каждое право вручную.

• Без шаблона — сотрудник получает права роли по умолчанию.
• Системные шаблоны — заранее заготовленные наборы прав платформы.
• Свои шаблоны — наборы, которые вы создали для своей организации.

Шаблоны можно создавать и редактировать на странице Шаблоны прав. Для остальных ролей (Ресепшн, Call-центр, Наблюдатель) набор прав фиксированный, поэтому выбор шаблона не показывается.

В таблице рядом с объектом виден применённый шаблон. Если права сотрудника отличаются от шаблона, показывается, на сколько прав больше (+) или меньше (−) — удобно заметить, что доступ был донастроен вручную.

Управление сотрудником

В меню действий (⋯) в строке сотрудника доступно:

• Изменить роль — поменять роль в организации, доступ к объектам, операторские уведомления и подписки на отчёты.
• Переотправить приглашение — для тех, кто ещё не вошёл.
• Сбросить пароль — отправить активному сотруднику письмо со ссылкой для установки нового пароля.
• Действия пользователя — открыть журнал действий этого сотрудника.
• Удалить из организации — убрать доступ ко всем объектам.

Что может только владелец

Изменять роль и удалять сотрудников может только владелец организации. Администратору доступны приглашение, переотправка приглашения и сброс пароля. Соответствующие пункты меню у администратора будут заблокированы с подсказкой.

Изменение роли и доступа

В панели редактирования можно:

• Сменить роль в организации.
• Перенастроить доступ к объектам — добавить или убрать объекты, сменить роль и шаблон прав. Изменения применяются атомарно: либо все сразу, либо ни одного.

Нельзя снять последнего управляющего объекта

Если сотрудник — единственный управляющий на объекте, снять у него этот объект нельзя, пока на объекте не появится другой управляющий. Это защищает объект от потери администрирования.

Операторские уведомления за сотрудника

Прямо в панели редактирования можно настроить, какие операторские уведомления и по каким каналам получает сотрудник на каждом своём объекте. Это матрица «событие × канал» (Email / SMS / WhatsApp): новые брони, отмены, no-show, платежи, заявки Request-to-Book, SLA-эскалации, новые отзывы, напоминания о непогашенном остатке. Email уходит на адрес из профиля сотрудника, SMS и WhatsApp — на его телефон. Если сотрудник не назначен ни на один объект, этот блок не показывается.

Подписки на отчёты

Здесь же можно включить или выключить за сотрудника подписки на регулярные отчёты, которые приходят ему на email. Доступны операционные, финансовые и портфельные отчёты — но финансовые можно подключить только тем, у кого есть доступ к финансовой отчётности. Сами расписания создаются в разделе Отчёты → Расписание.

Вход и защита

В панели сотрудника над ролями есть раздел «Вход и защита» из двух строк:

• Второй фактор: «Приложение, привязано …», «Сброшен, ждёт привязки нового приложения» или «Не включён, вход только по паролю». У привязанного приложения есть кнопка «Сбросить».
• Вход в панель: «Открыт» с кнопкой «Заблокировать» или «Заблокирован» с кнопкой «Разблокировать…».

Каждое действие просит подтверждения и перечисляет, что произойдёт.

Действие	Когда нужно	Что происходит
Сбросить второй фактор	Сотрудник потерял телефон с приложением	Приложение и резервные коды перестают работать, все сессии сотрудника закрываются. При следующем входе после пароля он сразу привязывает новое приложение. Сотруднику приходит письмо о сбросе
Заблокировать вход	В учётку вошёл кто-то чужой	Все сессии закрываются сразу. Войти не получится, пока вы не разблокируете. Письма сотруднику нет
Разблокировать вход	Сотрудник вернул себе почту	Второй фактор сбрасывается, прежний пароль больше не подходит. Сотруднику приходит ссылка на новый пароль, после пароля он привяжет новое приложение

Если вход заблокирован, над разделом видно, когда и кем: самим сотрудником по кнопке «Это был не я» в письме StayBase (тогда в поддержку уже ушло обращение), владельцем или поддержкой StayBase. Перед разблокировкой убедитесь, что сотрудник вернул себе почту: ссылка на новый пароль уйдёт туда. Блокировку, которую поставила поддержка StayBase, снимает только поддержка: кнопка «Разблокировать…» погашена, напишите в поддержку.

Кто и кому может сбросить второй фактор

• Только владелец организации, в панели сотрудника. Колонку «Вход» в таблице команды видят все, кто открывает команду.
• Только сотруднику, который состоит лишь в вашей организации. Если он работает ещё в других, сбросить фактор и заблокировать вход может поддержка StayBase: напишите в поддержку.
• Свою строку владелец не меняет. Свой второй фактор сбросит другой владелец организации, а если владелец один, то поддержка StayBase.
• Когда поддержка StayBase открывает вашу организацию, эти действия недоступны.

Разблокировка отключённому сотруднику ссылку на пароль не отправит. Включите ему доступ и отправьте ссылку пунктом «Сбросить пароль».

Все три действия попадают в журнал с тем, кто их выполнил. Как сотрудник входит без приложения сам и что приходит владельцу, описано на странице Нет доступа к приложению.

Удаление сотрудника

Удаление сотрудника

Удаление убирает доступ ко всем объектам организации, а активные сессии завершаются принудительно. Сам аккаунт сохраняется — если человек работает и в других ваших организациях, доступ туда остаётся. Удалить последнего владельца нельзя: сначала назначьте нового.

Участник StayBase

Если поддержка StayBase помогает вам с настройкой, в команде может появиться участник с пометкой «StayBase» — администратор StayBase с адресом support@staybase.kz. Он помогает с настройкой. Место тарифа он не занимает и последним владельцем организации не считается — своего владельца всё равно нужно оставить. Роль ему не меняется, отключить его, повторить приглашение и сбросить пароль нельзя — эти пункты погашены с причиной.

Закрыть постоянный доступ StayBase может владелец организации: «Удалить из организации» в строке участника. После удаления поддержка сможет помочь только через вход под клиентом, а каждый такой вход виден в журнале на вкладке «Доступ StayBase». Вернуть участника StayBase можно только через поддержку.

Остальных сотрудников StayBase пригласить в команду нельзя: приглашение на их адрес отклоняется, пригласите другой адрес. В вашу админку они не входят.

Когда поддержка открывает вашу организацию

Чтобы разобрать обращение, сотрудник StayBase может открыть вашу организацию из своей консоли. Такие сессии видны в журнале на вкладке «Доступ StayBase». Часть действий в такой сессии остаётся только за вами — кнопки погашены с причиной «Это действие выполняет только клиент»:

• тариф, пополнение, автопополнение и расторжение подписки;
• удаление объекта;
• назначение, смена роли, отключение и удаление владельца; сброс пароля другим сотрудникам;
• свой пароль и двухфакторный вход;
• сброс второго фактора, блокировка и разблокировка входа сотрудникам, правило «Вход по коду из письма, если потерян телефон»;
• юридические согласия: договор обработки данных, активация, согласие на общую базу гостей;
• обезличивание и выгрузка данных гостя, выгрузка списков гостей в файл;
• файл любого отчёта с именами, телефонами или email гостей (ночной аудит, реестр платежей, балансы броней, заезды и выезды, проживающие, статистика гостей, бронирования и гости сети). Сам отчёт на экране поддержка видит, а открытие такого отчёта попадает в журнал «Доступ StayBase» с названием и периодом. У кнопки выгрузки причина своя: «Под входом нельзя выгрузить файл с данными гостей. Попросите клиента выгрузить отчёт и приложить к обращению.»;
• рассылку таких отчётов по расписанию: завести, изменить, включить её или подписку на неё. Выключить и удалить рассылку поддержка может. Причина та же;
• выгрузку журнала событий: в нём бывают имена и телефоны гостей. Сам журнал поддержка видит. Причина та же;
• подключение и удаление платёжных, почтовых, SMS- и WhatsApp-провайдеров, смена их ключей;
• уведомления о входах и срок хранения гостей;
• подключение AI Ассистента.