Склад
Склад показывает, сколько товара на полке у стойки: воды, чипсов, мороженого, пива в бутылках. Продажи уменьшают остаток сами, приход и пересчёт его поправляют, а себестоимость проданного попадает в P&L отдела.
Склад открывается в меню Финансы › Допродажи › Склад, рядом с каталогом. В шапке — кнопки Приход, Пересчёт и Списать, ниже четыре вкладки: Остатки, Пересчёты, Списания и Продажи по позициям. Кнопки и колонки видны по правам роли — см. Права ролей.
Склад — у каждого объекта свой
Заголовок раздела «Склад — у каждого объекта свой»Остаток ведётся по объекту. Перемещать товар между объектами сети нельзя: если вы перевезли коробку воды из одного объекта в другой, выровняйте остатки пересчётом. У отправителя пересчёт покажет недостачу, у получателя — излишек, либо проведите у получателя приход.
Включить учёт остатка
Заголовок раздела «Включить учёт остатка»Остаток ведут не у всех позиций каталога, а только там, где это включено. Прокат, баня и другие услуги склад не трогают.
Одна позиция. В карточке позиции каталога включите переключатель «Учитывать остаток». Система попросит начальный пересчёт: сколько штук сейчас на полке и цену за единицу. Если по позиции уже был приход, его цена подставится сама.
Вся категория. Кнопка «Начальный остаток» в шапке каталога открывает окно на одну категорию: список позиций с отметкой, количеством на полке, ценой за единицу и минимумом. Кнопка «Включить учёт и записать остаток» включает учёт у всех отмеченных позиций разом.
Правила:
- Остаток уменьшают только продажи, оплаченные после начального остатка. Продажи раньше него склад не трогает.
- Остаток не ведут у позиций в отделах «Размещение», «Прочие доходы» и «Доход вне операций». Если категория стоит в таком отделе, окно покажет плашку «Переведите категорию в отдел «Розница»» и кнопку «Перевести в «Розницу»». Подробнее об отделах — Категории выручки.
- Учёт можно выключить, только когда на полке ноль: пока товар есть, переключатель погашен, рядом «На полке N шт. Спишите остаток или пересчитайте полку». История движения после выключения сохранится. Включить снова можно только с новым начальным пересчётом.
- Включает учёт, задаёт минимум и начальный остаток администратор — как и остальную настройку каталога.
Остатки
Заголовок раздела «Остатки»Вкладка «Остатки» показывает позиции с учётом остатка по категориям, у каждой категории подписан отдел.
| Колонка | Что показывает |
|---|---|
| На полке | Сколько штук сейчас. Может быть меньше нуля |
| Минимум | Необязательный минимальный остаток; ниже него — пометка «пора заказать» |
| Продано за 7 дней | Сколько штук продали за последние семь дней, включая сегодня |
| Средняя цена | Средняя закупочная цена единицы |
| Сумма остатка | Остаток × средняя цена; итог «Сумма остатка» — под таблицей |
Фильтры над таблицей:
- Все — все позиции с учётом остатка.
- Пора заказать — позиции ниже минимума. Сверху появляется «Список для поставщика» и кнопка «Скопировать список»: строки вида «позиция — остаток», чтобы отправить их поставщику в мессенджере.
- В минусе — позиции с отрицательным остатком. Такая строка подсвечена, под названием — «Проведите приход или пересчитайте полку».
Позиции, снятые с продажи, в остатках скрыты. Переключатель «Показать снятые с продажи» возвращает их серыми. Под таблицей — сколько позиций каталога ведутся без остатка и где включается учёт.
Движение позиции
Заголовок раздела «Движение позиции»Клик по строке открывает шторку позиции: плитки «На полке», «Минимум», «Продано за 7 дней», «Средняя цена» и список операций за период (7 дней, 30 дней или свой). У каждой операции — остаток после неё:
| Операция | Что видно |
|---|---|
| Начальный остаток | Сколько насчитали при включении учёта |
| Продажа | Количество; у внесённых позже — «внесено …» |
| Возврат | Сколько вернули гостю: возвращённое снова на полке |
| Приход | Количество, поставщик и номер накладной, цена за единицу |
| Пересчёт | «насчитали N, ожидалось M» и итог: недостача, излишек или сошлось |
| Списание | Количество и причина |
Продажа, внесённая задним числом, встаёт на своё время, а остаток после операций пересчитывается. Из шторки открываются приход, пересчёт и списание этой позиции.
Приход — большое окно на одну накладную.
- Шапка — дата, поставщик и № накладной. Поставщик и номер необязательны, справочника поставщиков нет.
- Строки — позиция, количество, цена и сумма. Введите цену за единицу или сумму по накладной — второе посчитается само. Посчитанное поле обведено пунктиром, его можно перебить своим числом.
- «+ Позиция из каталога» — позиция, у которой уже ведётся остаток.
- «+ Новая позиция» — товар, которого ещё нет в каталоге: название, категория и цена продажи. Позиция сразу появится в каталоге с учётом остатка, начальный пересчёт ей не нужен: остаток — количество из прихода, средняя цена — цена прихода. Если в каталоге есть похожее название, окно подскажет «Похоже на … — если это она, выберите её», но не запретит. Категория — по тем же правилам отделов, что и при включении учёта.
- «в т.ч. НДС» — поле есть только у плательщика НДС. Себестоимость тогда считается без НДС.
- «Оплатили поставщику сейчас» — способ оплаты и дата. Оплата попадёт в кассу и в ящик на ресепшн расходом «Закупка товара». В P&L приход не попадает и расходом не записывается: в P&L идёт себестоимость проданного.
Приход прошлым днём встаёт в начало того дня, поэтому продажи этого дня из-за позднего ввода в минус не уходят. Приход на день, когда включили учёт, тоже попадёт в остаток — сразу после начального пересчёта. Дату позже сегодняшней указать нельзя.
Проведённый приход можно поправить или отменить, даже если товар уже продан. Себестоимость прошлых продаж не изменится, новая средняя цена пойдёт в следующие продажи.
Средняя цена и себестоимость
Заголовок раздела «Средняя цена и себестоимость»Средняя цена — скользящая средняя по приходам: каждый приход смешивает свою цену с ценой того, что уже лежит на полке. Отрицательный остаток в расчёте средней не участвует.
Себестоимость продажи — средняя цена на момент продажи × количество. Она записывается в момент продажи и потом не пересчитывается. Если до продажи не было ни прихода, ни начального остатка, себестоимость неизвестна: в P&L и в «Продажах по позициям» такие продажи помечены отдельно.
Пересчёт полки
Заголовок раздела «Пересчёт полки»Пересчёт — большое окно-черновик. Отметьте позиции, которые считаете (по одной или «+ Вся категория»), и впишите «Насчитали». Остальные позиции пересчёт не трогает.
- Слепой пересчёт. Учётного остатка нет ни на экране, ни на листе. Расхождение — недостачу, излишек или «сошлось» — после ввода количества видит только тот, кто проводит пересчёт; оператор вписывает «Насчитали» без подсказок.
- Печать листа. Кнопка «Печать листа» печатает черновик: объект, дата, позиции и пустые колонки «Факт» и «Отметка», внизу «Считал(а)» и «Дата и время».
- Момент пересчёта — «Сейчас» или «Указать время»: пересчитали вечером, вносите утром — укажите вечернее время. Время вводится по часам объекта, рядом подписан его часовой пояс.
- Сначала продажи. Плашка напоминает: «Сначала внесите продажи за прошлые дни». Расхождение считается по продажам, оплаченным до момента пересчёта. Если продажу за прошлый день внесли после пересчёта, недостача уменьшится сама.
- Черновик сохраняется и открывается снова; его можно удалить.
- Провести может администратор. У оператора кнопка погашена с подписью «Провести пересчёт может администратор».
После проведения недостача списывается с причиной «недостача», а излишек приходит по средней цене на момент пересчёта. Подтверждения управляющего не нужно. Проведённый пересчёт можно отменить: расхождение исчезнет, остаток пересчитается без него. Начальный остаток так не отменяют — чтобы исправить его, пересчитайте полку.
Вкладка «Пересчёты» — история: проведённые и отменённые пересчёты, новые сверху по моменту пересчёта. В строке — момент, вид (пересчёт полки или начальный остаток), кто провёл, сколько позиций и итог: у скольких позиций недостача и излишек или «всё сошлось». С правом видеть себестоимость — суммы недостачи и излишка по средней. Клик по строке открывает пересчёт: позиции, «Насчитали» и расхождение по каждой. Здесь же проведённый пересчёт полки можно отменить. Черновики во вкладку не попадают — они открываются кнопкой Пересчёт.
Списание
Заголовок раздела «Списание»Списать — позиция, количество, дата (по умолчанию сегодня) и одна из шести причин. У подарка и «бесплатно в номер» есть поле «Чей подарок» — отдел, который дарит, по умолчанию «Размещение». Строка под формой показывает сумму по средней цене и куда она уйдёт в P&L.
| Причина | Когда | Куда в P&L |
|---|---|---|
| Порча | испортилось, открыли | Порча и недостача отдела позиции |
| Недостача | не нашли на полке | Порча и недостача отдела позиции |
| Подарок гостю | комплимент, извинение | Бесплатные услуги и подарки — в прочих расходах отдела-дарителя |
| Бесплатно в номер | вода, мелочи | То же, что подарок |
| Питание персонала | сотрудникам | Расходы на персонал, по отделам пропорционально зарплатам |
| Собственник забрал | для себя | Внеоперационные расходы, строка «Прочее». Маржу отдела и GOP не уменьшает |
Своих причин и «Другого» нет. Списание прошлым днём встаёт в конец того дня. Отменить списание может администратор: количество вернётся в остаток, сумма уйдёт из P&L. У оператора вместо формы — подсказка «Списывает администратор…».
Списания и продажи по позициям
Заголовок раздела «Списания и продажи по позициям»Списания — итоги за период по причинам: штук, сумма по себестоимости и где в P&L, итог «в P&L — …, из них порча и недостача — …, внеоперационные расходы — …». Ниже журнал списаний, включая недостачи из пересчётов. «Собственник забрал» видно отдельной строкой: в P&L он идёт во внеоперационные расходы по средней цене, в период даты списания.
Продажи по позициям — за период: продано, выручка, себестоимость, маржа и маржа в процентах. Выручка — без отменённых позиций и за вычетом возвратов, свободные строки — одной строкой. Если у части продаж позиции себестоимость неизвестна (оплачены до включения учёта или до первого прихода), в себестоимость идут только известные, у маржи стоит «нет данных», а сверху — пометка, сколько таких продаж.
Из строк P&L «себестоимость продаж» и «порча и недостача» вкладка открывается с отделом этой строки — он виден пилюлей «Отдел: …» над таблицей. Итог себестоимости на «Продажах по позициям» и «из них порча и недостача» на «Списаниях» тогда равны строке P&L. Крестик на пилюле показывает все отделы.
Выгрузка в CSV и PDF
Заголовок раздела «Выгрузка в CSV и PDF»На каждой вкладке справа над таблицей есть кнопки CSV и PDF. В файл попадает ровно то, что на экране: с тем же поиском, фильтром, периодом и отделом. CSV открывается в Excel, PDF — в соседней вкладке браузера, его удобно распечатать.
- Остатки — одна таблица без группировки: категория и отдел стоят в каждой строке, пометки «пора заказать», «в минусе» и «снята с продажи» — в колонке «Отметка».
- Пересчёты — вся история, а не только открытая страница списка. Строки одного пересчёта выгружаются кнопками в его шторке: позиция, «Насчитали» и расхождение числом со знаком.
- Списания — в PDF итоги по причинам, под ними журнал. В CSV только журнал.
- Продажи по позициям — пометки «себестоимость неизвестна» и «разные валюты» в PDF стоят под таблицей. В CSV на месте «нет данных» пустая ячейка.
Без права видеть себестоимость колонок средней цены, себестоимости и маржи нет и в файле. Кнопки видны тем, у кого есть право «Выгрузка отчётов».
Продажа в минус
Заголовок раздела «Продажа в минус»Продать больше, чем числится на полке, можно. Окно допродажи предупредит «На полке 0, после продажи −2», но оплату не остановит. Позиция с минусом подсвечена в остатках, себестоимость продажи берётся по последней средней цене. Выровняйте остаток приходом или пересчётом.
Пора заказать
Заголовок раздела «Пора заказать»У позиции можно задать «Минимальный остаток» — в карточке каталога или в окне начального остатка. Когда остаток опускается ниже минимума, позиция попадает в фильтр «Пора заказать».
Утром приходит одно уведомление «Пора заказать» в колокольчик, если ниже минимума опустились новые позиции. Позиция, о которой уже напомнили, повторно не придёт, пока её остаток не поднимется до минимума. Уведомление получают участники, назначенные на объект, у которых есть право смотреть склад. Владелец организации получает его, только если назначил себя на объект в разделе «Команда». Почтой и в Telegram оно не приходит. Выключить его можно в настройках уведомлений.
Снять с продажи
Заголовок раздела «Снять с продажи»Снятие с продажи — тот же архив позиции, что и в каталоге. Позицию с ненулевым остатком снять нельзя: кнопка «Снять с продажи» погашена, рядом «На полке N шт. Спишите остаток или пересчитайте полку». Позиция на нуле остаётся в остатках и, если задан минимум, в «Пора заказать». Сама в архив она не уходит.
История движения и прошлые отчёты видят и снятые позиции.
Права ролей
Заголовок раздела «Права ролей»| Право | Что открывает |
|---|---|
| Смотреть склад | Остатки, движение позиции, приходы и пересчёты, отчёты склада, остаток на плитках стойки |
| Проводить приход | Приход товара и новая позиция из накладной |
| Вести пересчёт | Черновик пересчёта и печать листа |
| Проводить пересчёт и списывать | Провести и отменить пересчёт, списать и отменить списание, править и отменять приходы |
| Видеть себестоимость | Средняя цена, себестоимость, маржа, сумма остатка и суммы чужих приходов |
| Выгрузка отчётов | Кнопки CSV и PDF на вкладках склада и в пересчёте |
| Роль | Что может на складе |
|---|---|
| Админ | Всё, плюс включение учёта, минимум и начальный остаток |
| Оператор | Смотреть склад, проводить приход, вести пересчёт. Себестоимость не видит — только суммы своих приходов |
| Наблюдатель | Смотреть склад и себестоимость |
| Call-центр | Склада не видит |
Что дальше
Заголовок раздела «Что дальше»- Допродажи — окно допродажи и список
- Стойка — страница для потока продаж
- Каталог допродаж — учёт остатка, минимум, другие названия
- Категории выручки — отдел «Розница»
- P&L — строки «себестоимость продаж» и «порча и недостача»